Hoe de KNZB clubondersteuning slimmer en dichterbij organiseert

Hoe bied je als bond een luisterend oor en een helpende hand aan clubs, ook als het aantal vragen toeneemt en de beschikbare capaciteit verandert? Na een reorganisatie wilde de bond clubs blijven helpen met hun vragen op het gebied van bijvoorbeeld badwater, vrijwilligers, trainers, veiligheid, opleidingen en regelgeving. Door samen te werken met lokale en provinciale partijen, lukte het de KNZB om clubs proactief te blijven ondersteunen.

Paulien van den Boogaard van de KNZB: “Wij hadden voorheen drie accountmanagers in huis. Door een reorganisatie werden deze anders ingericht” Daarom zocht de KNZB naar andere efficiënte manier om vragen van clubs op te vangen en in contact te blijven met haar clubs.. Niet door alle clubondersteuning vanuit het bondsbureau te organiseren, maar door slimmer samen te werken met lokale en regionale partijen die dicht bij clubs staan. “Wij hebben als bond veel sporttechnische kennis in huis”, vertelt Paulien. “Maar bij sportgenerieke vragen ligt veel kennis lokaal. Daar weten lokale en regionale organisaties vaak goed wat clubs nodig hebben.”

Lokale kennis en actief contact
De KNZB besloot aan te sluiten bij bestaande netwerken van lokale en regionale partijen. Dat zijn onder meer de sport- en beweegloketten: samenwerkingsverbanden die zorgen dat clubs een vertrouwd aanspreekpunt hebben én die zorgen dat de vragen van clubs op de juiste plek terechtkomen. Hier kunnen clubs vragen stellen over beleid, accommodaties, vrijwilligers en andere clubthema’s. En erop vertrouwen dat ze de best passende ondersteuning krijgen.

De bond startte in 2023 met twee verschillende pilots in het land. De samenwerking met de provinciale sportservice organisatie beviel goed. Vandaag de dag heeft de bond in elke provincie een samenwerking.

In elke provincie werkt de KNZB samen met een sportserviceorganisatie aangesloten bij Sportkracht12. De provinciale accountmanager heeft een signalerende en verbinden functie binnen de eigen provincie. Zij zijn het herkenbare aanspreekpunt voor de zwemclubs vanuit de KNZB. Door de samenwerking zijn de lijntjes kort naar zowel de bond als het lokale sportnetwerk wat al bestaat binnen de gemeenten.

De samenwerking is praktisch ingericht: er zijn afspraken over contactmomenten en bijeenkomsten, maar er blijft ruimte voor maatwerk. Wat in Zeeland werkt, hoeft in Utrecht niet dezelfde vorm te hebben.

Accountmanager Carlo is werkzaam bij Teamsportservice Utrecht: “Het wordt heel erg gewaardeerd als we bellen met de vraag: hoe staat het ervoor met de club?” Dat contact helpt om vertrouwen op te bouwen. Zeker omdat de KNZB na de reorganisatie merkte dat clubs de bond minder goed wisten te vinden. Paulien: “We hebben best lang in een sentiment gezeten van: jullie zijn niet bereikbaar, jullie doen niks voor ons. En daar hadden ze ook wel een beetje gelijk in. Want we hadden gewoon die capaciteit niet.” Floor, accountmanager van de KNZB, in dienst bij Teamsportservice: “Het gaat er niet om dat wij alles zelf oplossen. “Het feit dat clubs ergens terecht kunnen, is vaak al wat werkt.”

Van vraag naar juiste ondersteuning
De accountmanagers lossen niet alles zelf op. Hun kracht zit vooral in verbinden, signaleren en doorverwijzen. Soms gaat het om sportspecifieke vragen. Dan leggen ze contact met de KNZB om te zoeken naar een oplossing. In andere gevallen gaat het om sportgenerieke of lokale thema’s. Dan leggen zij de verbinding met de gemeente, lokale clubondersteuners of andere partners.

Accountmanager Floor: “Het is niet dat wij in elk onderwerp gespecialiseerd zijn. Maar het is voor een club wel fijn dat ze bij ons kunnen aankloppen. Daarna kijken we mee en koppelen we de juiste mensen aan

elkaar.” Dat voorkomt dat clubs van het kastje naar de muur worden gestuurd. “Als ze ergens mee zitten, weten ze dat ze ons kunnen bellen. Dan kijken wij hoe we het kunnen oplossen of waar we de informatie vandaan kunnen halen.”

Voor de KNZB betekent deze aanpak dat de bond een stuk efficiënter kan werken. Paulien: “Wij willen wel met meer dan 300 gemeenten samenwerken maar dat lukt niet met onze capaciteit”. Via de provinciale sportorganisaties komt de bond toch dichter bij de lokale praktijk. Zij kennen de clubs, gemeenten en uitvoerders in de provincie. Daardoor komen vragen sneller op de juiste plek terecht.

Clubs sneller geholpen, bond beter aangesloten
Voor clubs levert de aanpak vooral duidelijkheid op. Ze weten waar ze terechtkunnen en hoeven niet zelf te zoeken wie hun vraag kan beantwoorden. Voor de KNZB levert het beter zicht op wat er speelt in de regio. Signalen over bijvoorbeeld badwatercapaciteit, tekort aan vrijwilligers, opleidingen of veiligheid komen eerder naar boven.

Doordat accountmanagers clubs in dezelfde provincie met elkaar kunnen verbinden, ontstaan ook kansen om samen op te trekken. Bijvoorbeeld bij gezamenlijke opleidingen, bijeenkomsten of het delen van ervaringen. Daarin zit volgens de KNZB ook de bredere waarde voor de sport: “Er zijn veel projecten die stranden ergens tussen het willen en het daadwerkelijk kunnen uitvoeren. Die slagkracht is een heel groot voordeel.”

Probeer niet alles zelf te doen
Voor andere bonden ligt de belangrijkste les in de samenwerking. Begin bij een gedeelde ambitie. Voor de KNZB was dat: zwemclubs in de provincie versterken. Kijk daarna welke lokale netwerken en sport- en beweegloketten al bestaan en hoe je daarop kunt aansluiten.

Paulien: “Ga lokaal samenwerken. Probeer niet als bond alles zelf te organiseren. Waarom zouden wij een workshop over veilig sportklimaat organiseren als die ook al door de gemeente wordt georganiseerd?”

Ook belangrijk: maak duidelijke afspraken, maar houd ruimte voor de praktijk. Elke provincie, gemeente en sport is anders. De samenwerking moet passen bij wat er lokaal al is.

De KNZB ziet het model graag breder terug in de sport. Paulien: “Ik zou het echt heel mooi vinden als

meerdere sportbonden dit model overnemen.” Haar belangrijkste oproep aan andere bonden is helder: “Je versterkt elkaar door elkaars krachten te benutten en te voorkomen dat je dingen dubbel doet. Zo organiseer je clubondersteuning slimmer, dichterbij en samen.”