Vergunning Autoriteit Persoonsgegevens

AP vergunning

Met de vergunning van de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen meldpunten van sportbonden meldingen in het Case Management Systeem Sport (CMSS) zorgvuldig, veilig en rechtmatig registreren en opvolgen. Dit helpt bonden om te voldoen aan wet- en regelgeving én ondersteunt een uniforme werkwijze binnen de sport.

Daarnaast biedt CMSS inzicht in de opvolging van meldingen en maakt het systeem het mogelijk om op basis van geanonimiseerde informatie patronen rondom integriteitsschendingen beter te herkennen.

Waarom een vergunning bij de Autoriteit Persoonsgegevens?

De vergunning is een belangrijke voorwaarde voor het veilig verwerken van meldingen waarin mogelijk strafrechtelijke persoonsgegevens voorkomen. Dit is onder andere nodig voor de uitvoering van de afspraken uit de Blauwdruk Veilige en Integere Sport (2025), waarbij de meldplicht rondom seksuele intimidatie wordt verlegd naar meldpunten van sportbonden.

CMSS ondersteunt meldpunten bij een zorgvuldige beoordeling en opvolging van meldingen. Daarnaast maakt het systeem de verplichte geanonimiseerde afstemming met het Centrum Veilige Sport Nederland mogelijk.

Werken met CMSS levert meldpunten bovendien tijdwinst op. Het systeem ondersteunt het volledige meldproces, waardoor een aparte meldadministratie niet meer nodig is.

Hoe werkt het?

Het aanvragen van de vergunning vraagt een gezamenlijke inspanning. Iedere sportbond die deelneemt, vraagt een eigen vergunning aan voor de verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens binnen CMSS.

Van sportbonden wordt gevraagd om de gegevens van in de Kamer van Koophandel te actualiseren (uiterlijk 15 juni 2026) en tijdig de benodigde documenten aan te leveren en deelname te formaliseren (uiterlijk 16 september 2026).

NOC*NSF bundelt alle informatie en dient een gezamenlijke aanvraag in namens de deelnemende sportbonden, inclusief de collectieve protocollen. Daarnaast ondersteunt NOC*NSF de sportbonden met templates en begeleiding.

Actualiseer gegevens bij de Kamer van Koophandel

Ten behoeve van het AP-vergunningstraject zal NOC*NSF actuele KvK-uittreksels rechtstreeks bij de Kamer van Koophandel opvragen. Deze gegevens zijn nodig om te controleren of de formele bestuurs- en vertegenwoordigingsgegevens van de bond actueel zijn en overeenkomen met de personen die betrokken zijn bij de aanvraag en ondertekening van de benodigde documenten.

Wij verzoeken bonden daarom om eventuele wijzigingen in bestuurs- en/of KvK-gegevens uiterlijk vóór 15 juni 2026 door te voeren bij de Kamer van Koophandel. NOC*NSF gaat bij de opvraag uit van de gegevens zoals deze op dat moment bij de KvK geregistreerd staan.

Benodigde documenten voor de aanvraag

Voor de AP-vergunningaanvraag vragen wij bonden om een aantal documenten aan te leveren. Deze documenten zijn nodig om te kunnen beoordelen of de verwerking van persoonsgegevens binnen de bond voldoende is ingericht en geborgd.

Verplicht aan te leveren documenten

Privacybeleid (template beschikbaar)
Informatiebeveiligingsbeleid (template beschikbaar)
Machtigingsformulier (voorbeeld beschikbaar)
Vergunningsformulier (voorbeeld beschikbaar)

Het gebruik van deze templates is niet verplicht. Bonden mogen ook gebruikmaken van eigen bestaande documenten, mits deze actueel en passend zijn voor de eigen organisatie.
Alle aangeleverde documenten worden door NOC*NSF kort gecontroleerd op volledigheid en bruikbaarheid binnen het AP-vergunningstraject.
Daarbij is het van belang dat de KvK-gegevens van sportbonden geactualiseerd zijn.