1.3.6 Stappenplan

Bij het oprichten van een nieuwe vereniging moet aan veel dingen gedacht worden. Het begint met een in omvang beperkte checklist. Een checklist waarmee in een oogopslag te zien is waaraan zoal dient te worden gedacht als men een eigen, nieuwe, vereniging op wil richten. Een aantal van de gemelde stappen worden vervolgens toegelicht.

STAPPENPLAN OPRICHTEN VERENIGING

Stap 1 Een eigen vereniging, waar begin ik?
a win informatie in bij de sportbond en/of gemeente
b voer een haalbaarheidsonderzoek uit
c vorm een voorlopig bestuur
d maak een tijds- en beleidsplan
e zoek financieringsmogelijkheden
f vind een geschikte accommodatie
g interesseer potentiële leden voor kaderfuncties

Stap 2 Taken oprichtingsbestuur
a houdt een oprichtingsvergadering
b stel statuten op en leg deze bij notariële akte vast
c roep de eerste algemene ledenvergadering bijeen
d meld de vereniging aan bij de sportbond
e overleg regelmatig met de gemeente en/of landelijke sportbond

Stap 3 De vereniging bestaat, hoe nu verder?
a verstrek regelmatig informatie aan de (potentiële) leden
b zorg voor een goede organisatorische opbouw van de vereniging

Uitwerking stappen

Stap 1 Een eigen vereniging, waar begin ik?

1a Bij de gemeentelijke afdeling sport en/of de landelijke sportbond kan aangeven of er al verenigingen voor dezelfde tak van sport bestaan, eventueel accommodatie beschikbaar is, subsidiemogelijkheden beschikbaar zijn, enz.

1b Met een haalbaarheidsonderzoek wordt bedoeld dat moet worden nagegaan of er voldoende belangstelling bestaat voor een dergelijke vereniging, mogelijk accommodatie beschikbaar is, of een dergelijke vereniging ook financieel haalbaar is, of er al een vergelijkbaar sportaanbod is, enz.

1c Er dient een vaste kern te worden gevormd die allerlei werkzaamheden gaat uitvoeren. Die kern heet dan voorlopig bestuur. Zij is ook aanspreekpunt voor derden zoals potentiële (kader)leden, de gemeente, andere verenigingen, enz. Maak van de meer formele besprekingen van het voorlopig bestuur wel verslagen en zo mogelijk afsprakenlijsten zodat een ieder weet wie wat moet doen en wat wanneer is afgesproken.

1d Als blijkt uit het haalbaarheidsonderzoek dat er voldoende mensen gedurende een aantal jaren belangstelling hebben voor de op te richten sportvereniging, dan kun je de volgende stap nemen: het maken van een tijds- en beleidsplan. Zo’n plan geeft aan welke zaken je op welke termijn wilt realiseren. In dit plan staat bijvoorbeeld wanneer de begroting voor het eerste jaar af is, of wanneer secretariaat en administratie zijn opgezet. ook geeft zo’n plan aan wanneer de vereniging over een eigen bankrekening kan beschikken,
Kortom het tijdsplan geeft aan wanneer werkzaamheden af moeten zijn. Je gebruikt het als stok achter de deur en als controlemogelijkheid. Behalve een tijdsplan stel je ook een beleidsplan op, waarin staat welke doelen je nastreeft en hoe je die doelen wilt realiseren.

1e Een ding staat vast: zonder geld kun je een eigen vereniging niet realiseren. Daarom moet het voorlopige bestuur op zoek naar financiële middelen. Soms wordt ten onrecht verondersteld dat subsidies de belangrijkste bron van inkomsten zijn. Maar in het beste geval geven gemeenten alleen directe subsidie voor de oprichtingskosten; andere kosten worden meestal niet gesubsidieerd. De meest belangrijke inkomstenbron zijn veelal de contributies.

1f Het vinden van een geschikte accommodatie is veelal lastiger dan in eerste instantie wordt ingeschat. De praktijk is dat er binnen de bestaande accommodatieverdeling weinig ruimte is voor nieuwkomers, zeker niet op aantrekkelijke tijdstippen. Overleg met de gemeente, eigenaar van veel sportaccommodaties, is hierbij van groot belang. In sommige gevallen (takken van sport) kan overleg met andere accommodatie-eigenaren, soms andere verenigingen, een oplossing bieden.

1g Als het voorlopige bestuur van start gaat komen zij al snel tot de ontdekking dat het “runnen” van een vereniging veel vrijwilligerstijd vergt. Ga heel snel zoeken naar potentiële kaderleden, zeker ook naar vrijwilligers voor functies die in het oprichtingstraject niet nodig zijn zoals trainers, teambegeleiders, enz.

Stap 2 Taken oprichtingsbestuur

2a Een oprichtingsvergadering is bedoeld om een vereniging officieel op te richten. Je hebt daar, wettelijk gezien, minimaal 2 personen voor nodig. Toch is het handig om er voor te zorgen dat zoveel mogelijk potentiële leden aan zo’n vergadering deelnemen. Houd een presentielijst bij en maak notulen. De oprichtingsvergadering bespreekt plannen en begroting van de initiatiefnemers. Verder neemt de vergadering het besluit de vereniging op te richten, waarbij wordt aangegeven welk doel de vereniging nastreeft en welke naam de vereniging krijgt. Een oprichtingsvergadering is ook bedoeld om een bestuur te kiezen. Tijdens de vergadering worden kandidaten voorgedragen en gekozen. Je dient in ieder geval een voorzitter, secretaris en penningmeester te benoemen. Het bestuur krijgt tijdens de vergadering de opdracht om statuten te formuleren, waarna je tot slot afspreekt op welke datum de eerste algemene ledenvergadering plaats zal vinden.

2b De statuten van een vereniging zijn het belangrijkste stuk van de organisatie. Je kunt ze het beste zien als de grondwet van de vereniging. De statuten bepalen namelijk in grote lijnen het doen en laten van de organisatie. Omdat de wet dat bepaalt stel je de statuten in het Nederlands op. In de statuten mag je in feite alles regelen wat je belangrijk vindt, maar een aantal zaken zijn wettelijk geregeld. Het opstellen van statuten is een lastig karwei, de notaris kan daarbij behulpzaam zijn. De meeste landelijke sportbonden hebben op die tak van sport toegesneden conceptstatuten. De provinciale sportraden hebben een voorbeeld van algemene statuten.
Overigens is de vereniging pas een echte rechtspersoon als de statuten door de notaris in een officiële akte zijn opgenomen en een gewaarmerkte kopie daarvan is gedeponeerd in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel.

2c De eerste algemene ledenvergadering is van essentieel belang. Tijdens deze vergadering worden namelijk de statuten van de vereniging door de leden goedgekeurd. Vervolgens leg je de goedgekeurde statuten voor aan de notaris, die ze opneemt in een officiële akte. Behalve voor de goedkeuring van de statuten kan zo’n eerste algemene ledenvergadering ook worden gebruikt om commissies binnen de vereniging op te richten, voor de goedkeuring van de begroting en voor andere reguliere bestuurszaken.

2d De sportbond speelt een belangrijke rol bij het beoefenen van sport in clubverband. De bond organiseert namelijk competities, zorgt voor opleidingen, behartigt de belangen van de leden, is verantwoordelijk voor de nationale teams en heeft veelal een collectieve verzekering voor de leden afgesloten. Aansluiting is dus van groot belang.
De eisen die sportbonden stellen aan nieuwe verenigingen verschillen per tak van sport. Een algemene minimale eis is dat de vereniging volledig rechtsbevoegd is (statuten opgenomen in een notariële akte waarvan een kopie is gedeponeerd in het handelsregister van de kamer van koophandel.

2e Regelmatig overleg met belangrijke organisaties in de directe omgeving van de vereniging is belangrijk. Niet alleen om de zakelijke kant (leveranciers, onderhoud, enz.), maar ook om informatie in te winnen (bond, gemeente, andere verenigingen, lokale bundeling of sportloket, enz.) maar ook voor samenwerking (gemeente, sportverenigingen in hetzelfde park of accommodatie, enz.).

Stap 3 De vereniging bestaat, hoe nu verder?

3a Alhoewel er voor moet worden gezorgd dat (kader)leden regelmatig worden geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de verenigingen of die van buiten komen is het zeker in het begin van heel groot belang. Een ieder is nieuw binnen de vereniging, moet het verenigingsgevoel nog eigen maken. Daarom is het in die eerste periode misschien nog wel belangrijker om aandacht te besteden aan de interne communicatie. Daarbij gaat het niet alleen om het clubblad maar ook om de communicatie tussen commissies, werkgroepen, bestuur en ook individuele leden.

3b) Van cruciaal belang voor een goede verenigingsopbouw is de interne organisatie. Er dienen goede afspraken te worden gemaakt over taak- en functieverdeling. Alleen dat is een basis voor een stabiel functionerende vereniging. Het principe is feitelijk heel simpel: zorg er voor dat een ieder weet wat er van hem verwacht wordt, welke kennis en vaardigheden daarvoor nodig zijn en wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt. De uitwerking daarvan is echter niet zo simpel. Er dient een werk- of beleidsplan te worden opgesteld over de wijze waarop met de vrijwilligers wordt omgegaan en wat van elkaar verwacht mag worden. Sportbonden zijn veelal bereid om hierbij de helpende hand te bieden.